Hääprojekti haltuun

Häihin on nyt aikaa tasan puoli vuotta, ja suunnittelut ovat olleet hyvässä vauhdissa yhtä kauan. Vaikka valmistelu on on ihanaa, liikkuvia osia, päätettäviä asioita ja lähetettäviä sähköposteja tuntuu välillä olevan loputtomasti. Kaikkea ei voi eikä kannata yrittää pitää omassa päässä, ja siksi olemme kokeilleet ottaa käyttöön erilaisia projektinhallinnan apuvälineitä, joita voimme käyttää koko häätiimin voimin.

Tähän postaukseen olemme koonneet sellaisia projektinhallinnan apuvälineitä, jotka olemme itse havainneet toimiviksi tai joita olemme kuulleet muiden hääparien onnistuneesti hyödyntäneen. Postaus ei siis sisällä maksettuja mainoksia, vaan aitoja käyttäjäkokemuksia. Lista ei myöskään ole kaikenkattava, joten vinkkaa kommentteihin omat projektinhallintavinkkisi!

1. Jaettu kalenteri

Jo paperisen kalenterin käyttö helpottaa ajan ja tehtävien hallintaa. Se on kuitenkin välineenä rajallinen, koska sen merkinnät näkyvät vain itselle. Kun häätiimissä jokainen joutuu käyttämään omaa kalenteriaan, virhemerkintöjä, sekaannuksia ja unohduksia sattuu herkästi. Siksi käyttöön kannattaa ottaa sähköinen kalenteri, jonka jakaa kaikille hääsuunnitteluun osallistuville. Näin kaikki pääsevät näkemään kalenterissa olevat merkinnät ja luomaan merkintöjä niin, että ne näkyvät myös muille. Lisäksi sähköinen kalenteri on älypuhelinten ansiosta käytettävissä kaikkialla, eikä se siis pääse unohtumaan matkasta tai katoamaan.

2. Notion

Notion on Suomessa vielä melko tuntematon projektinhallintaohjelma, joka on kuitenkin ominaisuuksiltaan mullistava. Meidän häidemme suunnittelussa se on ehdottomasti kaikista tärkein väline, ja olemme koonneet sinne kaiken hääjärjeselyissä tarvittavan tiedon ja materiaalin aina budjettitaulukosta vieraslistaan ja to-do -listasta blogin postaussuunnutelmaan. 

Notioniin on mahdollista luoda erilaisia muistiinpanoja ja hakemistoja, rakentaa tehätävälistoja ja taulukoita, upottaa tiedostoja ja linkkejä sekä hallinnoida kalenteria. Sitä voi käyttää sekä desktop- ja mobiilisovelluksilla että selaimessa, käyttäjärjestelmästä riippumatta, eli siihen pääsee vaivatta käsiksi mistä ja milloin vain.

Notion

Suoraan sanottuna emme ole vielä keksineet mitään, mihin Notion ei luovuudella ja kekseliäisyydellä taipuisi. Se on visuaalisesti miellyttävä, ja ennen kaikkea todella vaivaton käyttää, kun perusasiat on saanut haltuun.

Parasta Notionissa on se, että peruskäyttöön se on maksuton. Käytössä on tällöin Notionin kaikki toiminnot, jonka lisäksi voidaan tällöin jakaa kuudelle hengelle. Jos häätiimi on iso, saattaa olla tarpeen ottaa käyttöön Pro-versio, jonka muutaman dollarin kuukausihinta ei kuitenkaan päätä huimaa. Notion vaatii käyttäjiltään rekisteröitymisen ja käyttö hieman perehtymistä, mutta Youtubesta löytyy siihen paljon hyviä ohjeita.

3. Tahtoo.fi

Jos haluat suomenkielisen, helppokäyttöisen ja visuaalisesti miellyttävän alustan häiden suunnittelun avuksi, Tahtoo.fi on erinomainen valinta. Se on ollutkin käytössä lähes kaikilla tuntemillamme hääpareilla, ja niin myös meillä. Palvelussa on mahdollista luoda oma hääsivu, jonka kautta voi välittää vieraille häihin liittyvän informaation ja kerätä ilmoittautumiset täysin sähköisesti. Näin kutsuun ei tarvitse mahduttaa kaikkea nippelitietoa, eikä painiskella ilmoittautumisten sähköpostitulvan kanssa.

Lisäksi sivustolla voi hallinnoida budjettia ja vieraslistaa, suunnitella istumajärjestystä ja hoitaa monia muita häiden kannalta olennaisia asioita vaivattomasti. Emme ole perehtyneet käyttöön vielä kovin tarkasti, mutta aiomme hyödyntää ainakin sen kätevää Hääsivu-ominaisuutta vieraiden hääinfona ja ilmoittautumispaikkana.

Palvelun peruskäyttö on ilmaista, mutta maksua vastaan tarjolla on myös liuta lisäominaisuuksia, kuten mahdollisuus oman domainin valintaan ja hääsivuston laajempaan muokkaamiseen.

Tahtoo.fi

5. Excel/Sheets

Jos Notion ja Tahtoo.fi eivät sytytä sisäistä projektinhallitsijaasi, perinteikäs Microsoftin Excel tai Googlen Sheets -taulukkohallintaohjelmat ovat niin ikään hyviä välineitä järjestelyjen kokonaisuuden hallintaan. Kokemattomalle käyttäjälle ne voivat tuntua vaikeakäyttöisiltä, mutta osaavissa käsissä ne taipuvat moneen. Peruskäyttö ei kuitenkaan ole rakettitiedettä, ja onnistuu varmasti keneltä tahansa. Selkein käyttötarkoitus taulukko-ohjelmille on häiden budjetin ja hankintojen hallinta, mutta ne taipuvat kokemusten perusteella myös mm. to-do -listoiksi ja hääpäivän aikataulun jäsentäjiksi.

6. Hääsuunnittelija

Meillä ei ole käytössä hääsuunnittelijaa, mutta mikäli oma elämä on hektistä ja toivoo jonkun ulkopuolisen pitelevän vastuun lankoja käsissään, hääsuunnittelija on varmasti stressitön ja hintansa arvoinen ratkaisu. Hääsuunnittelijoilla on paljon kontakteja ja kokemusta häiden järjestämisestä, joten heidän avullaan pyörää ei tarvitse keksiä uudestaan. Kokemus tuo myös viisautta välttää yleisemmät hääjärjestelyjen sudenkuopat, jolloin ajan- ja rahanhukka todennäköisesti vähenee. Ulkopuolisen organisoijan käyttö vapauttaa myös omaa luovuutta ja intoa itse ideointiin ja juhlien odottamiseen käytännön asioiden hallinnoinnin sijaan.

Jokin muu, mikä?

Netti on pullollaan erilaisia sovelluksia ja muita ratkaisuja projektinhallinnan tueksi. Olisi mahtavaa kuulla, mitkä apuvälineet olet itse kokenut hyviksi hääjärjestelyjen organisoinnissa.

- Kiia & Petri

Mekko saapui kotiin!

Eräs merkittävä virstanpylväs häävalmisteluissa koitti, kun Kiia sai ilmoituksen hääpukunsa saapumisesta liikkeeseen, ja pian pukupussiin verhottu mekko pääsi vaatehuoneeseen odottamaan suurta päivää. Hääpuvun valinta on usein yksi morsiamen (ja miksei sulhasenkin) suurimmista päätöksistä hääpäivään liittyen. Tässä postauksessa Kiia kertoo, millainen prosessi häämekon etsiminen oli ja mistä Se Oikea mekko lopulta löytyi.

Tunteiden vuoristorata

"Ripustaessani mekon vaatehuoneeseen, oloni oli paitsi onnellinen, myös todella helpottunut. Niin ihanaa kuin hääpuvusta haaveileminen onkin aina ollut, oli sen etsiminen yllättävän työläs ja kuormittava prosessi. Nyt jälkikäteen sitä muistelee jo lämmöllä, mutta liikkeestä toiseen rientäessä ja mekosta toiseen kiemurrellessa olo oli hetkittäin epätoivoinen rohkaisevista makutuomareista ja kärsivällisistä myyjistä huolimatta.

Halusin olla hyvissä ajoin liikkeellä, joten aloitin mekon etsimisen Jyväskylästä jo pian kihlauksen jälkeen. Tuolloin en oikein itsekään tiennyt, mitä etsin, joten mekkoa ei löytynyt. Yllätyin siitä, etteivät alun perin sopiviksi ajattelemani mekot tai tyylit tuntuneetkaan päälle puettuna lainkaan omalta. Oli kuitenkin tärkeää, että pystyin myös sulkemaan erilaisia vaihtoehtoja pois, ja poistuin liikkeestä aiempaa viisaampana.

Uusi yritys

Toinen etsintäkierros sijoittui Ouluun, jossa olin varannut itselleni ja makutuomareiksi lupautuneille kaasoilleni sovitusajat kolmeen liikkeeseen. Vaikka toinen kaasoista joutuikin lopulta osallistumaan vain videon välityksellä, tunnelma oli hyvä ja innostunut. Kuitenkin, kun yksikään päälle puettu puku ei tuntunut tai näyttänyt hyvältä, mieleen alkoi hiipiä epäilys: entä jos en tulisikaan löytämään sellaista mekkoa, jossa tuntisin hääpäivänämme oloni kotoisaksi ja kauniiksi? Lähdin siis liikkeistä jälleen tyhjin käsin.

Toisen kierroksen jälkeen suunnittelin etsinnän laajentamista Helsinkiin, mutta päätin antaa Oululle vielä mahdollisuuden. Varasin ajan Morsiusateljee Katariinasta, jonka valikoimaa en tunnin sovituksen aikana ollut ehtinyt käydä täysin läpi. Sovittelin muutamia uusia ja myös aimmin sovittamiani mekkoja, jotka olivat kyllä toinen toistaan upeampia, mutta tunsin olevani niissä kuin hääpukujen katalogissa, en omissa häissäni. Sitten päätimme myyjän kanssa kokeilla hieman erilaista mallia, ihan huvin vuoksi vain.

Perhosia vatsassa

Usein kuulee kerrottavan, että kun Se Oikea mekko löytyy, morsian seurueineen puhkeaa kyyneliin. Minun kohdallani ei käynyt näin. Kun myyjän avustuksella sain puettua tuon mekon ylleni, minua ei alkanut itkettää, vaan naurattaa. Vatsassa pyrähti lentoon parvi perhosia, ja lämmin, kotoisa tunne valtasi kehon, kun näin itseni tanssimassa tässä mekossa Ilokiven tanssilattialla aamuun asti. Se Oikea oli viimein löytynyt.

Loppu hyvin, kaikki hyvin

Mekko siis kaikeksi onneksi löytyi, ja odottaa nyt häitämme ja pieniä ompelijan fiksauksia kotonamme. Jälkikäteen ajateltuna etsintöjä olisi helpottanut se, että olisin toisaalta osannut etukäteen tarkentaa mitä mekoltani haluan, ja toisaalta, etten olisi jäänyt liiaksi jumiin siihen, minkälainen Sen Oikean mekon kuuluisi muiden silmissä olla. Olisin voinut hyvin myös odottaa jonkin aikaa ennen ostoksille lähtöä, jotta kaikkien merkkien uudet mallistot olisivat olleet jo julkaistu. Luulen, ettei mikään olisi kuitenkaan lopulta muuttunut, ja pieni tuskailukin sallittakoon osaksi prosessia.

Kiitos vielä rakkaille makutuomareilleni ja mahtaville myyjille, jotka kaikki tekivät kaikki parhaansa auttaakseen minua löytämään mekon, joka on kaikin tavoin täydellinen."

- Kiia