Hääprojekti haltuun

Häihin on nyt aikaa tasan puoli vuotta, ja suunnittelut ovat olleet hyvässä vauhdissa yhtä kauan. Vaikka valmistelu on on ihanaa, liikkuvia osia, päätettäviä asioita ja lähetettäviä sähköposteja tuntuu välillä olevan loputtomasti. Kaikkea ei voi eikä kannata yrittää pitää omassa päässä, ja siksi olemme kokeilleet ottaa käyttöön erilaisia projektinhallinnan apuvälineitä, joita voimme käyttää koko häätiimin voimin.

Tähän postaukseen olemme koonneet sellaisia projektinhallinnan apuvälineitä, jotka olemme itse havainneet toimiviksi tai joita olemme kuulleet muiden hääparien onnistuneesti hyödyntäneen. Postaus ei siis sisällä maksettuja mainoksia, vaan aitoja käyttäjäkokemuksia. Lista ei myöskään ole kaikenkattava, joten vinkkaa kommentteihin omat projektinhallintavinkkisi!

1. Jaettu kalenteri

Jo paperisen kalenterin käyttö helpottaa ajan ja tehtävien hallintaa. Se on kuitenkin välineenä rajallinen, koska sen merkinnät näkyvät vain itselle. Kun häätiimissä jokainen joutuu käyttämään omaa kalenteriaan, virhemerkintöjä, sekaannuksia ja unohduksia sattuu herkästi. Siksi käyttöön kannattaa ottaa sähköinen kalenteri, jonka jakaa kaikille hääsuunnitteluun osallistuville. Näin kaikki pääsevät näkemään kalenterissa olevat merkinnät ja luomaan merkintöjä niin, että ne näkyvät myös muille. Lisäksi sähköinen kalenteri on älypuhelinten ansiosta käytettävissä kaikkialla, eikä se siis pääse unohtumaan matkasta tai katoamaan.

2. Notion

Notion on Suomessa vielä melko tuntematon projektinhallintaohjelma, joka on kuitenkin ominaisuuksiltaan mullistava. Meidän häidemme suunnittelussa se on ehdottomasti kaikista tärkein väline, ja olemme koonneet sinne kaiken hääjärjeselyissä tarvittavan tiedon ja materiaalin aina budjettitaulukosta vieraslistaan ja to-do -listasta blogin postaussuunnutelmaan. 

Notioniin on mahdollista luoda erilaisia muistiinpanoja ja hakemistoja, rakentaa tehätävälistoja ja taulukoita, upottaa tiedostoja ja linkkejä sekä hallinnoida kalenteria. Sitä voi käyttää sekä desktop- ja mobiilisovelluksilla että selaimessa, käyttäjärjestelmästä riippumatta, eli siihen pääsee vaivatta käsiksi mistä ja milloin vain.

Notion

Suoraan sanottuna emme ole vielä keksineet mitään, mihin Notion ei luovuudella ja kekseliäisyydellä taipuisi. Se on visuaalisesti miellyttävä, ja ennen kaikkea todella vaivaton käyttää, kun perusasiat on saanut haltuun.

Parasta Notionissa on se, että peruskäyttöön se on maksuton. Käytössä on tällöin Notionin kaikki toiminnot, jonka lisäksi voidaan tällöin jakaa kuudelle hengelle. Jos häätiimi on iso, saattaa olla tarpeen ottaa käyttöön Pro-versio, jonka muutaman dollarin kuukausihinta ei kuitenkaan päätä huimaa. Notion vaatii käyttäjiltään rekisteröitymisen ja käyttö hieman perehtymistä, mutta Youtubesta löytyy siihen paljon hyviä ohjeita.

3. Tahtoo.fi

Jos haluat suomenkielisen, helppokäyttöisen ja visuaalisesti miellyttävän alustan häiden suunnittelun avuksi, Tahtoo.fi on erinomainen valinta. Se on ollutkin käytössä lähes kaikilla tuntemillamme hääpareilla, ja niin myös meillä. Palvelussa on mahdollista luoda oma hääsivu, jonka kautta voi välittää vieraille häihin liittyvän informaation ja kerätä ilmoittautumiset täysin sähköisesti. Näin kutsuun ei tarvitse mahduttaa kaikkea nippelitietoa, eikä painiskella ilmoittautumisten sähköpostitulvan kanssa.

Lisäksi sivustolla voi hallinnoida budjettia ja vieraslistaa, suunnitella istumajärjestystä ja hoitaa monia muita häiden kannalta olennaisia asioita vaivattomasti. Emme ole perehtyneet käyttöön vielä kovin tarkasti, mutta aiomme hyödyntää ainakin sen kätevää Hääsivu-ominaisuutta vieraiden hääinfona ja ilmoittautumispaikkana.

Palvelun peruskäyttö on ilmaista, mutta maksua vastaan tarjolla on myös liuta lisäominaisuuksia, kuten mahdollisuus oman domainin valintaan ja hääsivuston laajempaan muokkaamiseen.

Tahtoo.fi

5. Excel/Sheets

Jos Notion ja Tahtoo.fi eivät sytytä sisäistä projektinhallitsijaasi, perinteikäs Microsoftin Excel tai Googlen Sheets -taulukkohallintaohjelmat ovat niin ikään hyviä välineitä järjestelyjen kokonaisuuden hallintaan. Kokemattomalle käyttäjälle ne voivat tuntua vaikeakäyttöisiltä, mutta osaavissa käsissä ne taipuvat moneen. Peruskäyttö ei kuitenkaan ole rakettitiedettä, ja onnistuu varmasti keneltä tahansa. Selkein käyttötarkoitus taulukko-ohjelmille on häiden budjetin ja hankintojen hallinta, mutta ne taipuvat kokemusten perusteella myös mm. to-do -listoiksi ja hääpäivän aikataulun jäsentäjiksi.

6. Hääsuunnittelija

Meillä ei ole käytössä hääsuunnittelijaa, mutta mikäli oma elämä on hektistä ja toivoo jonkun ulkopuolisen pitelevän vastuun lankoja käsissään, hääsuunnittelija on varmasti stressitön ja hintansa arvoinen ratkaisu. Hääsuunnittelijoilla on paljon kontakteja ja kokemusta häiden järjestämisestä, joten heidän avullaan pyörää ei tarvitse keksiä uudestaan. Kokemus tuo myös viisautta välttää yleisemmät hääjärjestelyjen sudenkuopat, jolloin ajan- ja rahanhukka todennäköisesti vähenee. Ulkopuolisen organisoijan käyttö vapauttaa myös omaa luovuutta ja intoa itse ideointiin ja juhlien odottamiseen käytännön asioiden hallinnoinnin sijaan.

Jokin muu, mikä?

Netti on pullollaan erilaisia sovelluksia ja muita ratkaisuja projektinhallinnan tueksi. Olisi mahtavaa kuulla, mitkä apuvälineet olet itse kokenut hyviksi hääjärjestelyjen organisoinnissa.

- Kiia & Petri